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CONTAX Schwipp & Stille
Steuerberater

Markus Stille

Feldstraße 77
44141 Dortmund

Tel: 0231 9651010

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Steuertipps für Ihre Tankstelle

Heute: Kassenführung – Das richtige Vorgehen

Wer den Pfennig nicht ehrt, ist des Talers nicht wert. Aus diesem Grund sollten auch Tankstellenbetreiber ein Auge auf die genaue Kassenführung haben. Denn schnell kann eine nachlässig geführte Kasse hohe Kosten verursachen und zu Ärger mit dem Finanzamt führen. Markus Stille, Steuerberater und Fachmann für die Tankstellenbranche, erklärt, welches die wichtigsten Aspekte in Punkto Kasse sind.

Oberste Pflicht: Der tägliche Kassensturz

Wichtig bei der Kassenführung ist vor allem der tägliche Kassensturz. Dabei muss der Kassen-Ist-Bestand (der Betrag, der sich tatsächlich in der Kasse befindet) mit dem rechnerischen Kassenbestand (der Betrag, den die Kasse errechnet hat) übereinstimmen. Denn eine Kasse wird nicht rechnerisch sondern geldmäßig geführt. Wesentlich ist dabei, dass alle Kassenbewegungen durch Belege nachvollziehbar sind. Hierzu zählen insbesondere die tägliche Bargeldabschöpfung für den Shop und den Agenturbereich als auch Privatentnahmen, -einlagen oder sonstige Auszahlungen aus der Kasse. Das aus der Kasse ausgebuchte Geld wird bestenfalls am selben Tag in gleicher Höhe bei der Bank auf das entsprechende Konto eingezahlt. Um den Geldtransit abzustimmen, sollte das Bargeld-Kassenbuch kontrolliert werden. Eine zeitnahe Einzahlung des Geldes auf das Konto ist von Vorteil, da so bessere Übersichts- und Kontrollmöglichkeiten gegeben sind.

Handeln bei Unstimmigkeiten

Liegen Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge vor, sollte der Tankstellenbetreiber diese unmittelbar aufklären. Andernfalls läuft er Gefahr, dass die Ungleichmäßigkeiten auf ihn selbst zurückfallen und ihm beispielweise steuerliche Gründe unterstellt werden. Insbesondere Diebstählen und Unterschlagungen durch Mitarbeiter oder andere Personen sollte früh nachgegangen werden. Hier sind unbedingt die notwendigen Konsequenzen – Abmahnung, Kündigung oder Strafanzeige bei Manipulation – zu ziehen. Allgemein sollten Kassendifferenzen nicht nur auf den Schichtabrechnungen, sondern auch auf den Tages- und Monatsabrechnungen kontrolliert werden. Denn nur auf der Tagesabrechnung steht auch der Kassen-Ist-Wert, der mit dem Erwirtschafteten übereinstimmen muss. Die Tagesabrechnung sollte stets am nächsten Morgen oder zumindest sehr zeitnah vorgenommen werden.

Vorgehen bei der Kassenabrechnung

Die Kassenabrechnung erfolgt in mehreren Schritten. Dabei stellen die Schichtabrechnungen die Grundlage für die Tagesabrechnung dar. Aus den einzelnen Tagesabrechnungen ergibt sich wiederum die Monatsabrechnung. Alle genannten Abrechnungen müssen endgültig, das heißt unveränderbar, abgeschlossen werden. Erst dann sind sie in der Kasse hinterlegt. Sind die Abrechnungen nicht unveränderbar abgeschlossen, droht eine sogenannte Verwerfung der Kasse. Dies bedeutet, dass der Finanzprüfer die korrekte Führung der Kasse in Zweifel zieht und die Umsätze somit durch das Finanzamt geschätzt werden. Hierbei wird von Seiten des Finanzamts ein Sicherheitszuschlag aufgerechnet. Eine saubere Abrechnung sollte somit hohe Priorität haben.

Stornos und Umsatzsteuer

Stornierungen und Warenrücknahmen sollten soweit wie möglich vermieden werden. Durchgeführte Stornos allerdings müssen im Nachhinein eindeutig erklärbar sein. Hilfreich hierfür ist, alle vorgenommenen Stornos zu dokumentieren. In jedem Fall sollte der Vorgang nicht dazu benutzt werden, um Preise abzufragen oder Personal auszubilden. Derlei klare Organisationsanweisungen sollten unbedingt an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Tankstelle weitergegeben werden. Ebenso elementar ist es, alle Artikel den richtigen Warengruppen und damit auch dem richtigen Umsatzsteuersatz von sieben oder 19 Prozent zuzuordnen. Eine falsche Zuordnung kann rückwirkend zu erheblichen finanziellen Belastungen führen.

Zahlarten: Kreditkarten und Stationskarten

Die Summe der Umsätze einer Abrechnung muss mit der Summe der Zahlarten übereinstimmen. Zu Differenzen kann es kommen, wenn neue Kreditkarten- oder Stationskunden nicht korrekt angelegt wurden. Deshalb ist darauf zu achten, dass Stationskunden immer sauber in die Kasse eingepflegt werden. Bei der Rechnungsschreibung am Monatsende sollte überprüft werden, ob der Umsatz der Zahlart „Kreditkunden“ mit der Summe des Rechnungsjournals für Stationskunden übereinstimmt. Zeigen sich Unstimmigkeiten muss kontrolliert werden, für welchen Kunden die Rechnung nicht richtig fakturiert wurde.

Aufbewahrung von Kassendaten

Die Daten der Kasse müssen während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Dies gilt auch für den Fall, dass das Kassensystem zwischenzeitlich gewechselt wurde. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen die Kassendaten dem Prüfer in Form von sogenannten GDPdU-Daten (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zur Verfügung gestellt werden. Dieses GDPdU-Format ist in den Kassen als Exportformat hinterlegt. Zusätzlich hierzu müssen die Bedienungsanleitung und weitere Organisationsunterlagen der Kasse aufbewahrt werden. Bei fehlerhaften Eintragungen ist unbedingt darauf zu achten, sie so abzuändern, dass die ursprüngliche Fassung lesbar und nachvollziehbar bleibt. Falls die vorgeschriebene Aufbewahrung nicht korrekt erfolgt, ist mit einer Verwerfung der Kassenführung durch das Finanzamt zu rechnen.


eft / JP

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